Бумага в цифре. Как меняется ландшафт корпоративного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это технические решения, которые обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях. Сегодня существует более широкое понятие — Enterprise Content Management (ECM). Это технология управления корпоративными информационными ресурсами.

Разработка систем электронного документооборота как сегмент IТ-отрасли появилась четверть века назад. «Представление, что же такое электронный документооборот, претерпело значительную эволюцию вместе с развитием отрасли, — говорит генеральный директор компании «ЭОС» Андрей Козлов. — Сегодня под этим словосочетанием понимают целый комплекс явлений: движение документов в цифровом виде внутри организаций, обмен электронными документами с внешними по отношению к организации контрагентами, а также электронное взаимодействие государства и бизнеса с гражданами. Онлайн-покупки, онлайн-госуслуги, оформление договоров в электронном виде на товары, услуги, недвижимость — для обычного человека это тоже электронный документооборот».

«Изначально системы класса СЭД решали узкий круг бизнес-задач — это информационное сопровождение процессов документационного управления, — согласен президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев. — Сегодня такие системы позволяют автоматизировать самые разнообразные процессы корпоративного управления. СЭД превратились в CSP (content service platform) — платформы c развитыми инструментами BPM (business process management) и low-code-инструментами быстрой разработки решений».

В «ДоксВижн» уверены, что такое сплетение технологий позволяет создавать широкую номенклатуру решений: от классического делопроизводства, архивов различного назначения (финансовых, технических, кадровых) до специализированных решений для различных функциональных служб (финансовых, кадровых, юридических, закупок, производства, проектного управления и т. д.) с целью работы с документами различного типа.

«С 2008—2010 годов начинается активный рост проектов внедрения, — рассказал заместитель генерального директора по работе с ключевыми заказчиками IТ-компании «Крок» Иван Рубцов. — Сменилось несколько поколений систем. А сейчас идет переход от монолитной архитектуры к набору служб и микросервисов. При этом системы включают поддержку low-code, искусственный интеллект, использование облачной инфраструктуры».

В 2018 году рынок СЭД/ECM в России оценивался в 48,5 млрд рублей. Годом позже он вырос на 8%, до 52,4 млрд рублей. По оценкам ГК «Эдит Про», рост рынка систем электронного документооборота в России по итогам 2020 года составил 10%. В компании ELMA считают, что рынок вырос на 30%.

В компании «Крок» оценивают объем рынка в 57-58 млрд рублей. Но показатели роста рынка — это средняя цифра, напоминает Андрей Козлов из «ЭОС». «Например, они будут серьезно отличаться у стартапов, у относительно недавно существующих компаний и давних игроков рынка, имеющих большую клиентскую базу», — отмечает Андрей Козлов.

Глобальный рынок ECM в среднем растет еще сильнее. В исследовательской компании Marketsand Markets оценивают его ежегодный рост в 16,2% к 2022 году, с объемом $ 64 млрд. Однако и Россия может «ускориться». По прогнозам игроков рынка, в России в 2021 году этот сегмент способен вырасти в большом диапазоне — от 8% до 15%. «Несмотря на экономический спад, интерес к теме удаленной работы и безбумажных технологий поддержал рост рынка», — говорит Владимир Андреев. «Пандемия повлияла на рынок СЭД», — согласен коммерческий директор ELMA Андрей Чепакин.

Такую динамику игроки рынка связывают с тем, что процесс перехода бизнеса на электронный документооборот в России всё еще находится на начальном уровне. Согласно опросу, проведенному оператором фискальных данных OFD.RU, в июне 2021 года только 3,8% организаций страны завершили процесс перехода на ЭДО. 38,9% опрошенных компаний имеют дело с примерно одинаковыми объемами бумажных и электронных документов, 26,8% используют только бумажные.

«Компаний, автоматизировавших все свои бизнес-процессы, менее 10%, — считает Иван Рубцов. — Несколько раз в год мы сталкиваемся с крупными корпорациями, где СЭД/ECM нет, либо они используются частично, либо автоматизирован лишь малый сегмент бизнес-процессов, а бо́льшая часть остается неохваченной. Малый бизнес также нечасто торопится внедрять СЭД. Причиной является небольшая численность сотрудников, при которой можно обходиться доступными ресурсами вроде Office 365, инструментами от Google, которые вполне закрывают текущие потребности по управлению контентом».

Среди СЭД/ECM-вендоров и интеграторов в России насчитывается около десятка постоянных игроков. По данным TAdviser, лидером российского рынка СЭД/ECM-систем по итогам 2019 года была компания «ЭОС», показавшая рост выручки на 41,5%, до 1,7 млрд рублей. В первую тройку также вошли компании «Логика Бизнеса» (1,1 млрд рублей) и «Крок» (1 млрд рублей). Далее идет компания Terralink с выручкой в 900 млн рублей.

Игроки рынка отмечают, что конкуренция была сильна всё время существования этого рынка. «От нас требуется не просто удовлетворять в продуктах текущие потребности заказчиков, но и заглядывать вперед, учитывать и тренды рынка, и вероятные в будущем действия государства-регулятора», — поясняет Андрей Козлов. По состоянию на декабрь 2020 года в TAdviser говорили о присутствии на российском рынке 5750 СЭД/ECM-проектов. Чаще всего они выполнялись с помощью систем Directum, Docsvision, «Дело», «Тезис» и «1С: Документооборот». На долю этих пяти решений приходится около 45% от всех проектов данного направления.

При этом, по мнению Владимира Андреева, на рынке СЭД сложилась парадоксальная ситуация. «С одной стороны, сегодня уже практически любая организация имеет ту или иную систему автоматизации документооборота, решающую узкие задачи поддержки директивного управления, — рассуждает Владимир Андреев. — С другой стороны, задачи, как организовать электронный архив, перейти на безбумажные процессы, автоматизировать сквозные процессы бэк-офиса, находятся на стадии изучения. Поэтому ожидаемо, что ландшафт корпоративных СЭД и их место в IТ-инфраструктуре будет меняться в ближайшее время».

Платформы обычно решают универсальный набор бизнес-задач. Специализация наблюдается у компаний-интеграторов. «Например, в сообществе платформы Docsvision есть партнёры, предлагающие решения для федеральных органов исполнительной власти, муниципальных органов власти, нефтегазовой отрасли, банковского сектора и т. д. Мы находимся в ситуации, когда вендор развивает универсальные платформы, а на стороне интеграторов — специализированные решения и проектная практика внедрения», — уточняет Владимир Андреев.

Современные СЭД/ECM-решения становятся не столько прикладными системами, сколько единым пространством для хранения и использования данных и документов. «С пакетом соответствующих функций и опций для ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот. — Прим. «НП»), оцифровки бумажных массивов, создания электронных архивохранилищ, многомерной аналитики, а также с возможностью интеграции с различными внешними компонентами и системами, — перечисляет Андрей Козлов. — По-прежнему в тренде мобильные приложения и веб-интерфейсы, более универсальные в сравнении с «толстым» клиентом».

В госсекторе продолжается автоматизация госуслуг и интеграция их с СЭД/ECM, а также организация электронного взаимодействия СЭД разных структур друг с другом и с глобальными сервисами/системами типа МЭДО (межведомственный электронный документооборот. — Прим. «НП»), СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия. — Прим. «НП»), ЕГПУ (Единый портал государственных услуг. — Прим. «НП»), ПОС (платформа обратной связи. — Прим. «НП»).

«Ближайший тренд — это полный отказ от бумажных и слабоструктурированных процессов, к формализованным документам, позволяющим формировать полноценный цифровой след и использовать технологии реальной оптимизации процессов, — добавляет Владимир Андреев. — При этом будет усиливаться роль low-code-инструментов для быстрой адаптации и модификации решений. Естественно, решения должны реализовать полноценное импортозамещение, быть реализованными в web-технологиях, адаптироваться к различным форматам взаимодействия (поддерживать так называемую омниканальность) и пр.».

Андрей Чепакин называет движение в сторону low-code главным трендом. Low-code — это подход к созданию, настройке и модификации систем и приложений, который практически не требует написания программного кода, а использует визуальные интерфейсы с простой логикой и функциями.

По прогнозу «Эдит Про», одним из главных трендов развития рынка СЭД станут решения на основе ИИ. Речь о разнообразных ассистентах, помогающих сотрудникам выполнять рутинные операции: распознавание, классификацию и отправку документов по маршрутам, их обработку и умный поиск.

В целом проекты внедрения СЭД становятся всё более комплексными, сложными и масштабными, а решения заказчики ждут, с одной стороны, с большим пакетом универсальных функций, с другой — с максимальной возможностью адаптации и кастомизации, большим количеством опций на выбор, настраиваемыми интерфейсами.

По мнению генерального директора ГК «Эдит Про» Дмитрия Кичко, наиболее всего способствует росту рынка спрос со стороны компаний финансового сегмента, сферы строительства, торговли и машиностроения. В них наиболее активно происходит развитие СЭД.

Однако есть немало причин, которые тормозят повсеместный переход документооборота в цифру. «Законодательство, которое позволит изначально создавать документы в виде электронных подлинников, а также обеспечить их долговременное хранение и подтверждение аутентичности, находится в стадии формирования, — отмечает Андрей Козлов. — И обычаи делового оборота пока невозможно полностью перестроить на электронный вариант. Реальность такова, что от бумаги мы в ближайшие годы не уйдем, и наши системы будут продолжать поддерживать гибридный, бумажно-цифровой документооборот, который в большинстве организаций существует параллельно».

Владимир Андреев называет в качестве отрицательного фактора слабую консолидированность рынка. «Каждый вендор охватывает и контролирует небольшую часть и так довольно узкого рынка. В результате небольшие ресурсы ограничивают темп развития технологий и рост качества», — уверен президент компании «ДоксВижн». Также он добавляет, что дополнительно рост рынка ограничен отсутствием нормативного обеспечения в области работы с электронными документами, не хватает законодательной базы и регламентов. «Хотя в этом направлении в последнее время наблюдается определенный прогресс», — заканчивает на оптимистичной ноте Владимир Андреев.

«В рамках госпрограммы «Цифровая экономика» за последние 2 года было разработано и принято немало нормативных актов, которые в предстоящие годы дополнятся новыми инициативами, — поясняет Иван Рубцов. — Например, уже в следующем году планируется принятие нормативов относительно машиночитаемой доверенности, что сильно повлияет на формирование полномочий внутри систем СЭД и ЭДО. Также сейчас идет рассмотрение законопроекта по электронным архивам, что потребует дополнительной проработки вопросов долгосрочного хранения документов в неизменном виде».